Управление учета и отчетности исполнения бюджета департамента финансов и бюджетной политики Белгородской области реализует проект «Создание комплексной системы управления электронным архивом бюджетной и бухгалтерской отчетности главных распорядителей, распорядителей, получателей средств областного бюджета и финансовых органов муниципальных образований области».

Целью проекта является обеспечение с 1 июня 2020 года централизации хранения в электронном виде бюджетной и бухгалтерской отчетности с гарантией юридической силы документов не менее 34 органов государственной власти и 22 муниципальных образований области.

В настоящее время финансовыми органами и органами государственной власти области бюджетная (бухгалтерская) отчетность формируется в электронном виде в системе сбора, сведения, проверки и консолидации отчётности в единой базе данных с использованием web-технологий, однако хранение её осуществляется в бумажном виде - в больших объемах и с использованием отдельных помещений. Для хранения отчётности на бумажных носителях расходуются значительные бюджетные средства, связанные с приобретением бумаги, картриджей, а также трудозатратами по сшиванию и формированию дел, поиску документов в архиве, отслеживанием сроков хранения дел, уничтожением документов и т.д.

Создание системы электронного архива позволит сформированную бюджетную (бухгалтерскую) отчетность, подписанную электронной подписью для придания юридической значимости архивным документам, передать в долговременный архив.

За истекший период, с апреля по декабрь 2019 года, проделаны следующие работы:

– проведен анализ текущего состояния существующего процесса хранения бюджетной (бухгалтерской) отчетности;

– разработана схема документооборота, схема управления электронным архивом и порядок уничтожения дел, согласно установленным законодательствам срокам хранения;

– проведена конкурсная процедура по определению исполнителя работ по созданию комплексной системы управления электронным архивом отчетности;

– разработана инструкция по работе с электронным архивом;

– проведены обучающие семинары по работе в системе с работниками, ответственными за формирование отчетности и передачу её в архив;

– проведено тестирование по итогам обучения.

В 2020 году будут продолжены работы по подготовке электронного архива к принятию годовой бюджетной (бухгалтерской) отчетности в соответствии с требованиями федерального законодательства и проведена опытная эксплуатация системы.