В мае 2021 года департаментом финансов и бюджетной политики Белгородской области инициирован проект по переводу на электронный документооборот расчетов с подотчетными лицами 56 областных учреждений в части передачи централизуемых полномочий в соответствии с требованиями федерального законодательства.

Основной целью реализуемого проекта является внедрение к 30 июня 2022 года электронного документооборота по расчетам с подотчетными лицами не менее чем в 56 областных учреждениях в части передачи централизуемых полномочий в соответствии с требованиями федерального законодательства.

Достижение поставленной цели осуществляется посредством автоматизации обмена первичными электронными документами по расчетам с подотчетными лицами в процессе взаимодействия органов исполнительной власти и областных учреждений с ОГКУ «Центр бухгалтерского учета» (далее Центр).

При исполнении централизуемых полномочий по ведению учета расчетов с подотчетными лицами, обмен первичными учетными документами осуществлялся по средствам передачи скан-копий.

Проведенный анализ текущего состояния процесса движения первичных документов по расчетам с подотчетными лицами показал, что в целях снижения трудоемкости процесса, оперативности и своевременности передачи документов на исполнение показал необходимость перехода на применение электронной формы документов.

За период с мая 2021 года по настоящее время в рамках реализации проекта были проведены следующие мероприятия:

- Проанализированы и обобщены нормативно-правовые документы в части расчетов с подотчетными лицами и разработаны схемы движения первичных учетных документов по всем предусмотренным видам документов при командировании работников 56 учреждений и осуществлении закупок товаров, работ и услуг.

- Проведена модернизация информационных систем «АЦК-Бюджетный учет» и «1С: Документооборот государственного учреждения» в части бесшовной интеграции документов по расчетам с подотчетными лицами.

- Проведена апробация работоспособности модуля бесшовной интеграции документов по расчетам с подотчетными лицами на пилотных учреждениях: Управление физической культуры и спорта и ОГБУ «Центр спортивной подготовки» и осуществлена доработка модуля по результатам апробации.

- Принят и введен в эксплуатацию модуль бесшовной интеграции документов по расчетам с подответными лицами.

- Разработаны методические рекомендации по работе с электронными документами по расчетам с подотчетными лицами и направлены в адрес учреждений.

- Подготовлены и размещены на сайте Центра видео уроки по работе с электронными документами по расчетам с подотчетными лицами.

В дальнейшем в рамках реализации проекта планируется подключение сотрудников органов исполнительной власти и областных учреждений к модулю интеграции документов по расчетам с подотчетными лицами с организацией проверки возможности входа в модуль на каждом рабочем месте.

С 1 января 2022 года планируется поэтапный перевод всех 56 учреждений на электронный документооборот расчетов с подотчетными лицами.

При завершении проекта будет разработан и утвержден регламент работы с электронными документами по расчетам с подотчетными лицами.

Проект реализуется в соответствии с утвержденным планом управления проектом своевременно и без отклонений.