В апреле 2020 года департаментом финансов и бюджетной политики Белгородской области был инициирован проект по внедрению системы электронного документооборота в 56 областных учреждениях.

Основной целью реализуемого проекта является внедрение интегрированной системы электронного документооборота к 1 сентября 2021 года не мене чем в 18 органах исполнительной власти области и в 38 подведомственных им учреждениях.

Достижение поставленной цели осуществляется посредством автоматизации обмена электронными учетными документами в процессе взаимодействия органов исполнительной власти и областных учреждений с ОГКУ «Центр бухгалтерского учета» (далее – Центр).

При исполнении централизуемых полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию отчетности обмен информацией осуществлялся с Центром различными способами: на бумажных носителях, в виде скан-копий или заданий в системе АЦК-Бюджетный учет, по электронной почте, по факсу и через систему электронного документооборота «Мотив».

Проведенный комплексный анализ текущего состояния процесса взаимодействия Центра с обслуживаемыми органами исполнительной власти области и областными учреждениями показал, что в целях снижения трудоемкости процесса, оперативности, своевременности передачи документов на исполнение, а также достоверности передаваемых данных показал необходимость внедрения юридически значимого электронного документооборота, с использованием электронной подписи.

За предшествующий период с апреля 2020 года и по настоящее время в рамках реализации проекта были проведены следующие мероприятия:

- Разработаны схемы (механизмы) прохождения первичных учетных документов и регистров учета по расчету заработной платы, учету обязательств, платежей, доходов, нефинансовых активов и формированию отчетности.

- Настроена база данных системы электронного документооборота, в части создания и подключения внутренних и внешних пользователей, а также настройки сценариев прохождения первичных учетных документов по учету расчетов по заработной плате, учету обязательств, платежей и доходов, учету нефинансовых активов и формированию бюджетной (бухгалтерской) отчётности.

- Проведено четыре обучающих онлайн семинара для сотрудников Центра и обучено 111 сотрудников Центра. А также проведен один онлайн семинар для сотрудников органов исполнительной власти и областных учреждений, ответственных за взаимодействие с Центром с охватом слушателей в количестве 56 специалистов. По результатам обучения проведена проверка навыков работы в системе электронного документооборота сотрудников Центра и сотрудников органов исполнительной власти и областных учреждений, ответственных за взаимодействие с Центром.

На базе пилотных учреждений ОБОУ ДПО «УМЦ по ГО ЧС Белгородской области» и управления экологического и охотничьего надзора Белгородской области проведено тестирование системы электронного документооборота.

В дальнейшем в рамках реализации проекта планируется разработать и подписать соглашения об обмене электронными документами со всеми органами исполнительной власти и областными учреждениями, передавшими функции по ведению учета и формированию отчетности в Центр.

Также по результатам апробации системы электронного документооборота предполагается модернизация системы, ее доработка в соответствии предложениями участников пилотной группы проекта.

По завершению этапа модернизации системы все остальные органы исполнительной власти области и областные учреждения будут переведены на систему электронного документооборота в рамках утвержденного «Регламента работы в системе электронного документооборота».

Проект реализуется в соответствии с утвержденным планом управления проектом своевременно и без отклонений.